Politique de confidentialité

La plupart des informations personnelles dans NestliCare sont saisies par une structure de garde d'enfants : dossiers des enfants inscrits, de leurs familles et du personnel de la structure. Pour ces informations, votre structure de garde d'enfants est le responsable du traitement et NestliCare les traite pour son compte dans le cadre d'un Accord de traitement des données. Si vous êtes un parent ou un membre du personnel et que vous avez une question ou une demande concernant ces dossiers, le chemin le plus rapide est votre structure ; nous l'aidons à répondre, et vous pouvez toujours nous contacter également.

Pour les informations que nous collectons nous-mêmes, comme les données d'inscription de l'organisation, les visites de nos sites web publics et les échanges avec notre assistance, NestliCare est le responsable du traitement.

Informations de compte : Nom, adresse électronique, numéro de téléphone, langue préférée et photo de profil facultative. Les comptes des parents et du personnel sont créés par les administrateurs de la structure, qui invitent les utilisateurs sur la plateforme.

Dossiers des enfants : Les structures peuvent enregistrer des informations sur les enfants inscrits : nom, date de naissance, salle attribuée, photos, contacts d'urgence et informations de santé telles que les allergies, les conditions médicales, les médicaments, les besoins alimentaires, les carnets de vaccination et les coordonnées du médecin. Le Service enregistre également les présences (heures d'arrivée et de départ), les activités quotidiennes (repas, siestes, changes, activités d'apprentissage, humeur), les rapports d'incident et les observations de développement. Ces informations sont saisies par des adultes autorisés de la structure, pas par les enfants.

Formulaires et signatures : Formulaires d'inscription et de consentement remplis, y compris les signatures électroniques saisies ou dessinées à la main et un journal de signature (heure de signature, informations sur l'appareil) conservé pour prouver qu'un formulaire a été valablement signé.

Registres d'arrivée liés aux aides publiques : Lorsqu'un enfant est inscrit à un programme public d'aide à la garde d'enfants qui l'exige (par exemple Texas Workforce Commission Child Care Services), son arrivée et son départ peuvent inclure une photo de l'adulte qui signe, une signature manuscrite et la position de la borne ou de l'appareil du personnel à cet instant. NestliCare ne collecte ces données que pour les enfants inscrits à un tel programme, uniquement au moment de l'arrivée ou du départ, et les transmet au système de présence de l'État pour le compte de l'organisation. Elles ne servent à rien d'autre.

Messages et publications : Messages échangés entre parents et personnel, annonces et contenu des infolettres. L'historique des messages est conservé afin que les conversations restent accessibles à leurs participants.

Saisie vocale : Certains écrans destinés au personnel vous permettent de parler au lieu de taper. La parole est convertie en texte sur votre propre appareil, grâce à la reconnaissance vocale intégrée de votre téléphone ou de votre navigateur, réglée pour fonctionner uniquement sur l'appareil. NestliCare ne reçoit pas l'audio, seulement le texte que vous choisissez d'envoyer.

Fichiers de migration de données : Lorsqu'une structure passe à NestliCare depuis un autre logiciel, elle peut téléverser des exports, comme des listes d'enfants inscrits et des listes de familles, afin que nous puissions les importer. Ces fichiers contiennent généralement les mêmes types d'informations sur les enfants, les familles et le personnel que celles décrites ci-dessus.

Informations de paiement : Les paiements en ligne sont traités par nos prestataires de paiement (Stripe et, pour certaines structures, Adyen). Les numéros de carte et de compte bancaire sont saisis directement auprès du prestataire et ne transitent jamais par nos serveurs. Nous ne stockons que des références et des métadonnées d'affichage : jeton de paiement, type de carte et quatre derniers chiffres d'une carte ou d'un compte bancaire.

Informations sur le personnel et la paie : Pour les utilisateurs membres du personnel, les structures peuvent enregistrer le poste, les plannings, les feuilles de temps, les congés, les certifications et la rémunération, comme le taux horaire. La paie elle-même est traitée en dehors de NestliCare par le prestataire de paie propre à la structure ; NestliCare ne stocke ni comptes bancaires ni informations fiscales.

Données techniques et de l'appareil : Type d'appareil, système d'exploitation, jetons de notifications push, adresse IP, type de navigateur et données de journalisation, y compris une piste d'audit des actions administratives sensibles.

Statistiques du site web public : Données d'utilisation relatives aux visites de nos pages marketing publiques, décrites dans la section sur les cookies ci-dessous.

Demandes de résumé de la démo : Si vous nous demandez de vous envoyer par e-mail un résumé de la démo sur nestlicare.com/demo, nous conservons votre adresse e-mail, le thème choisi, ainsi que les chapitres de la démo et les vidéos tutorielles que vous avez regardés. Nous les utilisons pour vous envoyer ce résumé et pour savoir qui envisage NestliCare. Nous ne vous ajoutons à aucune liste de diffusion et ne vendons pas ces données. Écrivez-nous à [email protected] et nous les supprimons.

Nous utilisons les informations collectées pour :

• Fournir et maintenir le Service, y compris les comptes rendus d'activités quotidiennes, les présences, la facturation et les mises à jour en temps réel
• Faciliter la communication entre les parents et le personnel de garde
• Envoyer des notifications sur la journée de l'enfant, les présences, les annonces et les paiements
• Traiter les paiements et tenir les registres de facturation
• Sécuriser le Service : protection de la connexion, détection des robots, attestation des appareils lors de l'inscription mobile, prévention de la fraude et journalisation d'audit
• Répondre aux demandes d'assistance
• Comprendre comment le Service est utilisé et l'améliorer
• Respecter nos obligations légales
• Protéger le Service contre la fraude et les abus, notamment par des examens automatisés des nouvelles structures, des pages soumises pour publication et de l'utilisation des fonctionnalités d'IA, comme décrit à la section 4

Lorsque le RGPD ou le RGPD britannique s'applique aux traitements dont nous sommes responsables, nous nous appuyons sur l'exécution d'un contrat (la fourniture du Service), sur nos intérêts légitimes (sécuriser et améliorer le Service) et sur le respect d'obligations légales comme bases juridiques.

4.1 Fonctionnalités d'IA pour les structures de garde d'enfants (« NestliAI »)

Certaines fonctionnalités utilisent des modèles de langage d'Anthropic pour rédiger ou résumer du contenu. Chacune n'envoie à Anthropic que ce dont elle a besoin pour sa tâche :

• Quick log : transforme une note saisie ou dictée par un membre du personnel en entrées d'activité. Il envoie la note et les prénoms des enfants de la salle concernée afin de pouvoir déterminer de qui parle la note.
• Rédaction d'observations, de plans d'activités et de bilans de progrès : envoie les notes, activités ou plans à partir desquels l'éducateur rédige, y compris les prénoms des enfants qui y figurent.
• Résumés quotidiens : élaborés à partir de décomptes (présences, repas, siestes et totaux similaires) plutôt qu'à partir des dossiers individuels des enfants.
• L'assistant NestliAI pour les administrateurs : envoie les questions de l'administrateur et les dossiers que l'assistant consulte pour y répondre, qui peuvent inclure les noms des enfants, les présences, les allergies et la facturation des familles. L'assistant peut proposer des modifications de dossiers, par exemple corriger une heure de présence. Rien n'est enregistré tant qu'un administrateur n'a pas examiné et approuvé la proposition, et chaque approbation est consignée au nom de l'administrateur qui l'a effectuée.
• Migration automatique des données : envoie les fichiers téléversés par une structure afin que le modèle puisse les lire et proposer une manière de les importer. Un administrateur examine le plan avant toute importation.
• Placement des champs de formulaire : envoie les pages d'un formulaire vierge téléversé par la structure afin que les champs puissent y être placés automatiquement.

Ce qui n'est pas envoyé : ces fonctionnalités n'envoient pas les photos d'enfants stockées dans le Service. Les seules images qu'elles envoient sont des fichiers qu'une structure leur téléverse volontairement : des pages de formulaire pour le placement des champs, et des fichiers image (comme une capture d'écran d'une liste d'enfants) téléversés pour une migration de données. Nos fournisseurs d'IA ne sont pas autorisés à utiliser ce contenu pour entraîner leurs modèles.

Qui les contrôle : Les fonctionnalités d'IA sont contrôlées par la structure. Le propriétaire de la structure peut toutes les désactiver en une fois dans les Réglages, et chaque fonctionnalité peut être désactivée individuellement. Pour les nouvelles structures aux États-Unis et au Canada, ces fonctionnalités sont disponibles dès le départ ; ailleurs, elles sont désactivées au départ.

4.2 L'IA que nous utilisons pour exploiter le Service

Nous utilisons également des modèles d'Anthropic en interne pour contribuer à la sécurité et au bon fonctionnement du Service : pour évaluer le risque de fraude des nouvelles structures, pour examiner les pages soumises pour une publication publique avant qu'une personne ne les approuve, pour signaler les utilisations abusives des fonctionnalités d'IA, et pour trier les rapports d'erreur et les demandes d'assistance. Ces examens peuvent porter sur les données d'inscription d'une structure, ses décomptes d'activité, les pages qu'elle soumet et de courts extraits de conversations avec l'IA ou de messages d'assistance. Avant tout envoi, les adresses électroniques, les numéros de téléphone et les numéros longs sont supprimés, et les noms des enfants, des familles et du personnel de la structure sont remplacés. Ces examens ne sont pas effectués sur les structures situées dans l'Espace économique européen, au Royaume-Uni ou en Suisse. Toute décision affectant le compte d'une structure est prise par une personne.

Réponses sur nos sites web : L'assistant de notre centre d'aide et de notre site marketing répond uniquement à partir de nos articles d'aide publiés. Il n'a accès à aucune donnée de compte ou de structure. N'y saisissez pas d'informations personnelles sur des enfants. Sur la page de démonstration (nestlicare.com/demo), nous conservons les questions que les visiteurs posent à l'assistant, raccourcies à 300 caractères et sans adresses e-mail ni numéros de téléphone, avec le chapitre de la démonstration affiché à l'écran, afin de savoir quelles vidéos tutorielles réaliser ensuite. Nous ne conservons avec elles ni votre adresse IP, ni les informations de votre navigateur, ni aucun identifiant.

Nous ne vendons pas d'informations personnelles et nous ne les partageons pas à des fins de publicité pour des tiers. Nous partageons des informations uniquement dans les cas suivants :

• Au sein de votre structure : Les informations sont visibles par les parents et le personnel autorisés de la même structure, selon leurs rôles. Les parents voient leurs propres enfants ; le personnel voit les salles et les dossiers auxquels il est autorisé à accéder.
• Organismes publics d'aide à la garde : Pour un enfant inscrit par sa structure à un programme public d'aide à la garde d'enfants, et pour aucun autre enfant, le relevé de présence de l'enfant, la photo, la signature et la position de l'adulte qui signe, ainsi que le nom de la personne ayant enregistré chaque arrivée ou départ sont transmis au système de présence de l'État pour le compte de la structure. L'organisme public traite ces informations selon ses propres règles.
• Hébergement et infrastructure : Amazon Web Services héberge nos bases de données et le stockage des médias aux États-Unis. Cloudflare fournit la diffusion de contenu, la sécurité et la protection contre les robots pour nos sites web.
• Traitement des paiements : Stripe (et Adyen, lorsqu'il est activé) traitent les paiements et les versements. Les prestataires de paiement agissent en tant que responsables du traitement indépendants pour les données de paiement qu'ils collectent, selon leurs propres politiques de confidentialité.
• Envoi de courriels : Les courriels transactionnels (invitations, reçus, réinitialisations de mot de passe, résumés quotidiens) sont acheminés via SendGrid (Twilio).
• Notifications push : Les notifications sont distribuées via les services push d'Apple et de Google et, pour les navigateurs web, via les services push du navigateur. Le contenu de la notification, qui peut inclure le prénom d'un enfant, transite par ces services pour pouvoir être remis.
• Traitement d'IA : Anthropic traite du contenu pour les fonctionnalités d'IA et les examens internes décrits à la section 4, en tant que prestataire de services, selon ses conditions applicables aux clients professionnels. En vertu de ces conditions, il n'utilise pas ce contenu pour entraîner ses modèles et ne le conserve que pendant une durée limitée, par exemple pour détecter les utilisations abusives.
• Obligations légales : Nous pouvons divulguer des informations si une loi, un règlement, une procédure judiciaire ou une demande des autorités l'exige.
• Sécurité : Nous pouvons divulguer des informations lorsque nous estimons que cela est nécessaire pour protéger la sécurité d'une personne, y compris un enfant, ou pour prévenir une activité illégale.
• Transferts d'entreprise : Si NestliCare participe à une fusion, une acquisition ou une cession d'actifs, les informations personnelles peuvent être transférées dans le cadre de cette opération, sous réserve des protections de la présente politique.

Les prestataires qui traitent des données personnelles pour notre compte sont liés par des contrats qui limitent leur utilisation des données à la fourniture de leur service.

Dans l'application et le tableau de bord : Le produit en session connectée n'utilise aucun traceur publicitaire ni outil d'analyse tiers. Nous n'utilisons que le stockage nécessaire au fonctionnement du Service, comme votre session de connexion et votre préférence de langue.

Sur les pages publiques du site (notre page d'accueil, les tarifs, le blog et les autres pages marketing, les pages publiques de recherche et de fiches de garderies, la page d'inscription et la démo en direct), nous utilisons PostHog, un service d'analyse de produit, pour comprendre comment les visiteurs trouvent et utilisent le site. Il reçoit des données d'utilisation comme l'adresse IP, des informations sur le navigateur et l'appareil, les pages visitées et un identifiant anonyme stocké dans un cookie. L'enregistrement des sessions est désactivé, et nous retirons les adresses e-mail, les noms et les informations similaires des adresses des pages avant tout envoi. Nous pouvons aussi utiliser Cloudflare Web Analytics, qui ne dépose aucun cookie. Nous n'utilisons aucun pixel ni balise publicitaire (comme ceux de Meta ou de Google Ads), et nous ne vendons ni ne partageons les données des visiteurs à des fins publicitaires.

Pages sans statistiques : Le tableau de bord connecté, nos applications mobiles, les formulaires d'inscription et les pages de connexion, de mot de passe et d'invitation ne chargent aucun outil d'analyse tiers ; ces outils ne reçoivent donc jamais de dossiers d'enfants, de familles ou de garderies.

Vos choix : Les visiteurs de l'Espace économique européen, du Royaume-Uni et de la Suisse sont consultés d'abord, et les statistiques restent désactivées tant qu'ils ne les autorisent pas. Partout, si votre navigateur envoie un signal Global Privacy Control ou Do Not Track, PostHog ne se charge pas. Vous pouvez aussi bloquer ou supprimer les cookies dans les réglages de votre navigateur.

NestliCare est exploité depuis les États-Unis et les données sont stockées sur l'infrastructure d'Amazon Web Services aux États-Unis. Si vous utilisez le Service depuis un autre pays, notamment le Canada, le Royaume-Uni, l'Australie ou l'Espace économique européen, vos informations sont transférées et traitées aux États-Unis.

Lorsque le RGPD ou le RGPD britannique s'applique, nous nous appuyons sur des garanties appropriées pour ces transferts, notamment les clauses contractuelles types de la Commission européenne intégrées à notre Accord de traitement des données avec les structures, complétées le cas échéant par l'addendum britannique.

Les examens internes décrits à la section 4.2 ne sont pas effectués sur les structures situées dans l'Espace économique européen, au Royaume-Uni ou en Suisse, et leurs noms et dossiers sont exclus des examens qui portent sur plusieurs structures à la fois.

Nous protégeons vos informations par des mesures qui comprennent :

• Le chiffrement en transit (TLS) et le chiffrement au repos sur l'infrastructure AWS
• Des contrôles d'accès fondés sur les rôles, afin que les utilisateurs ne voient que les données auxquelles ils sont autorisés à accéder, et une isolation stricte entre les structures
• Des photos et documents conservés dans un stockage privé, accessibles uniquement via des liens signés de courte durée délivrés aux utilisateurs autorisés
• La journalisation d'audit des actions administratives sensibles, avec l'auteur, l'horodatage et l'adresse IP
• Une protection contre les robots à l'inscription et l'attestation des appareils pour nos applications mobiles

Aucune méthode de transmission ou de stockage n'est totalement sûre et nous ne pouvons garantir une sécurité absolue. Si nous avons connaissance d'une violation touchant des données personnelles, nous en informerons les structures concernées sans retard injustifié et les aiderons à remplir leurs propres obligations de notification.

Tant qu'un compte est actif, nous conservons les dossiers que la structure tient dans le Service. Les structures de garde d'enfants sont souvent légalement tenues de conserver des dossiers tels que les présences, les incidents et les données de santé pendant une durée fixée par leur réglementation ; nous ne purgeons donc pas ces dossiers automatiquement, la structure en garde le contrôle.

Certaines données sont supprimées automatiquement selon un calendrier : les notifications dans l'application au plus tard après 180 jours, les résumés quotidiens générés par IA après 30 jours, les conversations avec l'assistant NestliAI 90 jours après leur dernier message et les journaux d'accès des serveurs web après environ 30 jours. Les journaux d'audit de sécurité sont conservés tant que le compte de la structure existe.

Les enregistrements de nos examens automatisés de fraude et de sécurité sont conservés jusqu'à un an, ou jusqu'à trois ans lorsqu'une personne les a examinés ou a constaté un abus.

Migrations de données : 90 jours après qu'une migration de données est terminée, ou est restée sans activité, les fichiers téléversés par la structure sont supprimés. Pour améliorer les migrations futures, nous conservons un compte rendu du déroulement de la migration, comme les types de fichiers, les questions que nous avons posées, les options choisies et le nombre de familles, d'enfants et de membres du personnel concernés. Nous retirons de ce compte rendu les noms, les coordonnées, les dates de naissance, les adresses et les informations de santé. Les enfants, familles et membres du personnel créés par la migration constituent les propres dossiers de la structure et sont conservés comme décrit ci-dessus.

Demandes de résumé de la démo : Supprimées 12 mois après votre dernière demande, ou plus tôt si vous le demandez.

Les sauvegardes sont chiffrées et expirent de manière continue : la restauration à un instant donné de la base de données couvre environ les 7 derniers jours, et les copies d'archive nocturnes expirent automatiquement après environ 31 jours.

Lorsqu'une structure cesse d'utiliser NestliCare, ses dossiers restent stockés jusqu'à ce qu'elle nous demande de les supprimer, afin que les données puissent encore être exportées, transférées ou réactivées. Lorsque le propriétaire d'une structure soumet une demande de suppression vérifiée, nous supprimons les dossiers de la structure de nos systèmes de production dans un délai de 90 jours, après quoi les copies de sauvegarde expirent selon le calendrier continu décrit ci-dessus. Des copies des fichiers multimédias téléversés peuvent subsister dans le stockage en nuage pendant une période après la suppression de la base de données, le temps que le nettoyage du stockage s'achève. Nous pouvons conserver les informations que la loi nous impose de garder, comme les registres financiers et fiscaux, ainsi que les éléments nécessaires à la résolution de litiges.

Registres d'arrivée liés aux aides publiques : Les photos, signatures et positions collectées pour un programme public d'aide sont supprimées de NestliCare après le délai de conservation fixé par l'organisation (90 jours par défaut, entre 30 jours et 3 ans) une fois que l'État a accepté la journée. Une journée jamais acceptée par l'État est conservée un an au plus. L'État conserve sa propre copie pendant sa période de conservation. Les horaires de présence eux-mêmes sont conservés dans les registres de présence de l'organisation.

Les parents peuvent demander la suppression de leur compte depuis les réglages de profil de l'application ou en nous écrivant à [email protected]. Certains dossiers dans lesquels un parent apparaît (présences, incidents, facturation) étant des dossiers que la structure est tenue de conserver, les demandes de suppression sont examinées par la structure.

Lorsqu'une demande est approuvée, nous désactivons la connexion, supprimons le profil du parent et les jetons d'appareil, retirons les références de paiement stockées et anonymisons les données identifiantes du compte afin qu'il ne soit plus relié à vous. Les dossiers que la structure doit conserver, comme son historique de présences et de facturation, restent sous le contrôle de la structure. Si vous estimez que votre structure a refusé à tort une demande de suppression, contactez-nous et nous travaillerons avec vous et avec la structure.

Selon votre lieu de résidence, vous pouvez avoir le droit d'accéder à vos informations personnelles, de les corriger, de les supprimer ou d'en recevoir une copie, de limiter certains traitements ou de vous y opposer, et de retirer votre consentement. Ces droits découlent de lois telles que le RGPD (Espace économique européen), le RGPD britannique, la LPRPDE (Canada), la Privacy Act et les principes australiens de protection de la vie privée (Australie) ainsi que diverses lois des États américains.

Pour les dossiers que votre structure de garde d'enfants a saisis à votre sujet ou au sujet de votre enfant, adressez d'abord votre demande à la structure ; elle est responsable de ces dossiers et nous l'aidons à répondre. Pour les informations dont NestliCare est responsable, écrivez-nous à [email protected] et nous répondrons dans le délai exigé par la loi applicable. Si vous êtes dans l'EEE ou au Royaume-Uni, vous avez également le droit de déposer une réclamation auprès de votre autorité de protection des données.

IA : Le propriétaire d'une structure peut désactiver en une fois toutes les fonctionnalités d'IA de la structure.

Notifications : Vous pouvez désactiver les notifications push dans les réglages de votre appareil à tout moment.

NestliCare est conçu pour être utilisé par des adultes : professionnels de la garde d'enfants et parents ou tuteurs. Les enfants n'utilisent pas le Service et nous ne collectons pas sciemment d'informations personnelles directement auprès d'enfants de moins de 13 ans. Toutes les informations sur les enfants dans le Service sont saisies par des adultes autorisés, et les structures de garde sont contractuellement tenues d'obtenir le consentement d'un parent ou d'un tuteur pour la collecte des informations d'un enfant, y compris un consentement écrit avant le téléversement de photos ou de vidéos d'un enfant.

Les parents et tuteurs peuvent consulter les informations de leur enfant dans l'application à tout moment et demander à leur structure de garde, ou à nous, de les corriger ou de les supprimer, sous réserve des dossiers que la structure est légalement tenue de conserver.

Nous pouvons mettre à jour cette Politique de confidentialité de temps à autre. Nous publierons la version mise à jour sur cette page et actualiserons la date de « Dernière mise à jour » ; en cas de changement substantiel, nous informerons les structures par courriel ou dans l'application. Nous vous encourageons à consulter cette politique régulièrement.

Si vous avez des questions ou des préoccupations concernant cette Politique de confidentialité ou nos pratiques en matière de données, contactez-nous :

• Courriel : [email protected]
• Société : NestliCare LLC
• Site web : nestlicare.com

Pour les personnes situées dans l'Union européenne, l'Espace économique européen et au Royaume-Uni : NestliCare LLC a désigné Data Protection Representative Limited (exerçant sous le nom DataRep) comme son représentant en matière de protection des données au titre de l'article 27 du RGPD et du RGPD britannique. Vous pouvez contacter NestliCare via DataRep :

• E-mail : [email protected], en indiquant « NestliCare LLC » dans l'objet
• Formulaire web : www.datarep.com/data-request
• Courrier : DataRep, 77 Camden Street Lower, Dublin, D02 XE80, Irlande (ou tout site DataRep dans l'UE, l'EEE ou au Royaume-Uni ; adressez vos courriers à « DataRep »)

Pour toute question concernant les produits NestliCare ou votre compte, écrivez à [email protected].